Документообіг 8

Для відділу діловодства

• Дозволяє автоматизувати завдання, які зазвичай ведуться в паперових журналах з ризиком втратити документи або пропустити терміни виконання;
• Інструмент для обліку всього документообігу, який забезпечує унікальні номери кожного документа без будь-яких повторів і накладок;
• Пошук будь-якого документа, як за реквізитами, так і за його вмістом;
• Контроль за надходженням і наявністю паперових примірників і копій документів;
• Автоматичне оформлення друкованих форм: обкладинка справ, замінники справ тощо.

Для юридичного відділу

• Зручне місце зберігання великого обсягу документів, з якими працює відділ;
• Версійність документів — можливість зберігати різні версії документів;
• Зберігання файлів вхідних документів поряд з особистими коментарями, візами внутрішнього узгодження і затвердження документів.

Для кадрового відділу

• Зручний інструмент для зберігання всіх оформлених кадрових документів;
• Зберігання історії спілкування з рядовими співробітниками за документами на підготовку — наказів на відпустку, відрядними посвідченням, заявам на позички та ін.
• Фіксація отриманих/неотриманих лікарняних листів.

Для договірного відділу

• Ведення бізнес-процесу за роботою з договорами — відстеження їхнього життєвого циклу, від підготовки та узгодження проекту договору, до контролю стану продовження договору (контроль наявності підписаних примірників з боку контрагента, контроль примірників договору, що перебувають у контрагентів або примірників договору, що знаходяться на ознайомлення або з іншими цілями, у власних співробітників);
• Планування виконання договору і контроль необхідність його розірвання — перевірка наявності відповідних документів;
• Ведення структури всіх, пов'язаних з договором, додаткових документів, таких як: додаткова угода, акти виконаних робіт тощо;
• Можливість використання даних договірного відділу: бухгалтерами — з метою первинного відображення господарських операцій за договором; менеджерами, які займаються питаннями виконання договору.

Для фінансового відділу

• Зниження витрат на зберігання документів;
• Підвищення керованості;
• Зниження витрат на витратні матеріали;
• Управління договорами та супровідними документами;
• Контроль сум, термінів дії та відповідальних осіб за договорами.

Для ІТ-відділу

• Легко і швидко інсталювати і налаштувати під вимоги конкретної організації;
• Гнучкі налаштування параметрів системи, а також зручний і зрозумілий інтерфейс;
• Резервне копіювання і відновлення даних;
• Автоматичне протоколювання роботи користувачів з документами;
• Налаштування типових наборів прав (наприклад, стандартних діловодних «ролей»: реєстратора, контролера, виконавця тощо) та їхнього копіювання користувачам для прискорення процесу налаштування системи.

Відділ експедиції

• Точне ведення і контроль (коли і кому було надіслано) вихідної кореспонденції
• Керівнику відділу експедиції — планування діяльності відділу, контроль виконавської дисципліни.

Рядовим співробітникам підрозділів

• Зручна схема нагадування (засобів електронної пошти, безпосередньо в системі «Документообіг») про завдання, які повинні бути виконані. Отримавши лист електронною поштою, співробітник натискає на посилання і потрапляє на той документ, якого стосувалося завдання, призначене для виконання;
• Отримання завдань електронною поштою, підготовка звітності за поточним завданням шляхом натискання однієї клавіші і написання коментарів про виконання;
• Економія часу — кожен співробітник, маючи доступ до електронних версій документів, має меншу необхідність «ручної обробки» доручень;
• Всі працівники підприємства мають можливість працювати безпосередньо в офісі і за його межами;
• Всі працівники підприємства отримують надійний механізм спілкування, обміну інформацією, інформування інших відділів про події або завершені процеси в кожному підрозділі. Таким чином, процеси, що відбуваються на підприємстві і стосуються кількох підрозділів, здійснюються швидше. Кожен із співробітників бачить інформацію, яка його стосується, незалежно від місця її виникнення — усередині підрозділу або інші відділи, філіали підприємства.

Лінійним керівникам підрозділів

• Отримання в зручній формі завдань, що безпосередньо належать до їхніх відділів;
• Перерозподіл заду всередині відділу;
• Контроль виконавської дисципліни за кожним завданням, яке було роздано працівникам. Дозволяє здійснювати контроль за переадресацією завдань: навіть якщо відповідальний за певну ділянку роботи відсутній або перебуває на лікарняному — завдання не зупиняється і переходить на виконання іншому співробітнику;
• Облік строків виконання справ.

Адміністрація підприємства

• Відстеження усіх переміщень документа всередині організації на кожному етапі його життєвого циклу і, таким чином, можливість у будь-який момент простежити повну історію роботи з ним;
• Не потрібно особисто контролювати хід виконання та конкретних виконавців, достатньо скористатися однією клавішею і отримати необхідну інформацію, не відходячи від робочого місця. Співробітник бачить наявність тих або інших позначок про виконання або проходження чергового етапу узгодження, або про виконанні конкретних кроків у рамках документообігу підприємства;
• Упевненість керівника в конфіденційності документів. Гнучка система налаштування прав доступу забезпечує доступність/недоступність до документів уповноваженими/неуповноваженими особами. Система працює за принципом: «якщо не дозволено, то заборонено»;
• Система «Документообіг» дозволяє в електронному вигляді ознайомити всіх співробітників з різними наказами по підприємству і дає можливість знати інформацію: хто, якого числа і з яким наказом вже ознайомився.